Politique de confidentialité

ZIPU CRM est un logiciel de gestion commerciale en ligne : projets, devis, factures, fournisseurs, dépenses, tâches, et des fonctions d'intelligence artificielle. Vos données vous appartiennent : elles ne sont ni vendues, ni louées, ni utilisées à des fins publicitaires. Cette page explique ce que nous traitons, pourquoi, avec qui, combien de temps, et quels sont vos droits.

1. Qui sommes-nous

ZIPU CRM est édité par :
ZIPU SOFTWARE FACTORY SAS
60 rue François 1er, 75008 Paris, France
SIREN 995 080 868 — RCS Paris (SIRET 995 080 868 00012) · TVA intracommunautaire : FR07 995 080 868 · Capital social : 1 010 €
Contact pour toute question sur vos données : contact@zipusoft.com

ZIPU n'a pas désigné de délégué à la protection des données.

2. Vos données et celles de vos contacts

Vos données de compte (votre identité, votre abonnement, vos préférences) : nous en sommes responsable de traitement.

Les données que vous saisissez sur vos propres clients, prospects, fournisseurs, salariés et correspondants (contacts, devis, factures, emails reçus, documents de la société…) : nous les traitons pour votre compte, uniquement pour faire fonctionner le service, selon vos instructions.

3. Les données que nous traitons

Compte

À l'inscription : nom, adresse email, mot de passe, date de création et acceptation des conditions générales. Le mot de passe est géré par Google Firebase Authentication ; il n'est jamais accessible en clair, ni par nous ni par Google. Ensuite : vos préférences d'affichage, le nom de votre espace personnel, et la liste des espaces de travail dont vous êtes membre avec votre rôle (administrateur ou membre).

Abonnement et paiement

Le paiement est traité par Lemon Squeezy : nous n'avons jamais accès à votre carte bancaire. Nous recevons la confirmation du paiement, l'adresse email associée, les identifiants de commande et d'abonnement, la formule et le statut de l'abonnement.

Contenu de votre activité

Ce que vous saisissez ou importez : projets, contacts et leur historique, offres et devis, factures, avoirs, proformas, bons de commande, fournisseurs et leurs offres, produits, dépenses et justificatifs, abonnements, relevés bancaires déposés pour l'export TVA, notes, tâches, rendez-vous, appels, carnet d'adresses email, coordonnées de votre entreprise (dont IBAN et logo), documents PDF et photos joints, emails reçus que vous rattachez à un projet. Dans un espace de travail partagé, ces données sont accessibles aux membres de l'espace.

Emails reçus

Voir la section 5.

Données bancaires (Trésorerie)

Si vous importez un relevé bancaire (fichier CSV, OFX ou CAMT.053), le fichier est lu dans votre navigateur : il n'est jamais envoyé à nos serveurs ni conservé. Seules les opérations sont enregistrées dans votre espace (date, libellé, montant), avec le nom du compte, celui de la banque et le solde. S'y ajoutent ce que vous saisissez : catégories, règles de classement, charges et recettes fixes, et le lien entre une opération et la facture ou la dépense qu'elle règle. Dans un espace de travail partagé, ces données sont lisibles par les membres et modifiables par l'administrateur seul.

Documents de la société

Les pièces que vous enregistrez dans l'onglet Documents (bulletins de paie, déclarations sociales et fiscales, documents juridiques, contrats, assurances…) : le fichier, son libellé, sa catégorie, sa date, un montant et une note facultatifs. Ils peuvent contenir des données personnelles de vos salariés (identité, rémunération, numéro de sécurité sociale). Ils sont conservés dans votre espace tant que vous ne les supprimez pas ; dans un espace de travail partagé, seul l'administrateur peut les voir et les gérer. Ils ne sont jamais exportés par la sauvegarde de l'application : l'export de l'onglet Documents les télécharge sur votre appareil.

Utilisation de l'IA

Le nombre de « jetons » consommés chaque mois, pour appliquer les limites de votre formule. Si vous choisissez d'utiliser votre propre clé Anthropic, elle est enregistrée dans votre profil et utilisée seulement pour vos requêtes.

Données techniques

Journaux de fonctionnement de nos fonctions serveur (erreurs, identifiants techniques ; jamais le contenu de vos emails reçus), conservés 30 jours.

Ce que nous ne faisons pas

Pas de cookies publicitaires, pas d'outil de mesure d'audience, pas de traceur tiers dans l'application, pas de revente de données, pas de connexion à vos comptes bancaires.

4. Pourquoi, et sur quelle base

Traitement	Finalité	Base légale (RGPD)
Compte, contenu, espaces de travail	Fournir le service	Exécution du contrat (art. 6.1.b)
Fonctions d'intelligence artificielle	Lire des documents et des emails, proposer des aides à la vente	Exécution du contrat (art. 6.1.b)
Paiement et facturation	Gérer l'abonnement	Exécution du contrat et obligation légale
Journaux techniques, sécurité	Faire fonctionner et protéger le service	Intérêt légitime (art. 6.1.f)

Nous ne vous envoyons pas d'emails promotionnels.

5. Emails reçus et intelligence artificielle

Votre adresse de réception

Chaque espace de travail peut recevoir des emails sur une adresse dédiée (crm-…@inbox.zipusoft.com), créée et régénérable par l'administrateur de l'espace, lisible par ses membres. Ces emails sont reçus par notre sous-traitant Resend, puis enregistrés dans votre espace. Nous conservons : l'expéditeur, l'objet, les destinataires, la date, le texte, le résultat des contrôles d'authenticité de l'expéditeur (SPF, DKIM, DMARC) et les pièces jointes (PDF et images de 750 Ko au plus ; logos et petites images écartés). Au-delà de 50 emails par heure ou de 200 éléments en attente, les nouveaux emails sont refusés et seul leur nombre est compté.

Les emails reçus restent dans votre espace tant que votre compte existe : vous les traitez ou les ignorez depuis l'onglet Réception. Si une suppression automatique est mise en place, cette page sera mise à jour avant son entrée en vigueur.

Si vous rattachez un email reçu à un projet, une copie de son texte et des pièces jointes que vous choisissez est enregistrée dans le projet. Elle est conservée tant que le projet existe ou jusqu'à ce que vous la retiriez du projet, indépendamment de la conservation propre à la Réception. Le journal du projet en garde un extrait (300 caractères au plus), comme pour les autres événements du projet.

Quand l'IA intervient

Le contenu concerné est transmis à notre sous-traitant Anthropic quand vous utilisez une fonction d'intelligence artificielle : lecture d'un document scanné (devis, facture, ticket, offre fournisseur, produit, proforma, fiche client), « Dépose un document » de l'onglet Assistant, « Proposer avec l'IA » pour classer un document de la société, « Analyser » un email reçu, « Depuis un email reçu » vers un contact, assistant (onglet Assistant et Accueil), coach de la fiche projet, coach du jour, suggestions d'actions, aide à la rédaction d'une tâche, « Préparer avec l'IA » une relance de facture ou d'offre (client, contact, numéro, montant, échéance ou date de l'offre, dates des relances déjà envoyées, habitudes de paiement du client, derniers événements du projet), partenaire d'entraînement Golden Sales (y compris l'import de documents de méthode), suggestions de catégories pour vos opérations bancaires. Pour ces suggestions, seuls le libellé, le sens (entrée ou sortie) et le montant de chaque opération sont transmis : ni le compte, ni la banque, ni le solde, ni la date. Un libellé peut contenir le nom d'un client, d'un fournisseur ou d'une personne.

Ces fonctions se lancent à votre demande : un clic, le dépôt d'un fichier dans une fenêtre de lecture, l'import d'un document dans Golden Sales, ou la case « Lire en détail (IA) » lors de l'attribution d'un document reçu (cochée par défaut pour un devis fournisseur, vous pouvez la décocher). Aucune donnée n'est envoyée à l'IA sans l'une de ces actions, sauf si vous activez le copilote des offres ou la stratégie du jour par email (ci-dessous).

Les propositions de l'IA ne deviennent des éléments de votre activité (projet, tâche, offre…) qu'après votre validation : par exemple, l'assistant vous propose un projet ou une tâche, que vous créez ou non d'un clic.

Copilote des offres (si vous l'activez)

Le copilote des offres est désactivé par défaut. Quand l'administrateur de l'espace l'active (onglet Réception), l'objet et le texte de chaque email reçu à l'adresse de réception de l'espace sont transmis automatiquement à Anthropic, sans autre action de votre part, pour savoir s'il s'agit d'une demande de prix et en extraire le client, l'adresse de livraison et les produits demandés. Les pièces jointes d'un client ne sont pas transmises. Si l'email vient d'un de vos fournisseurs (adresse enregistrée dans l'onglet Fournisseurs), directement ou transféré par vous, ses pièces jointes (PDF ou images, trois au plus) sont transmises pour lire son devis : références, quantités, prix d'achat, disponibilité. Vous pouvez aussi écrire vous-même à cette adresse (« prépare une offre de 3 écrans pour Dupont ») : votre message est lu de la même façon. L'IA ne fixe aucun prix : les prix de vente viennent de votre catalogue ou de la marge cible que vous avez réglée.

Le résultat (une « offre préparée ») est enregistré dans votre espace, visible par ses membres, et conservé tant que votre compte existe. Rien n'est envoyé à l'expéditeur : l'offre n'est créée, puis envoyée, que si vous le décidez. Vous pouvez désactiver le copilote à tout moment ; les emails reçus ensuite ne sont plus transmis.

Stratégie du jour par email (si vous l'activez)

Cet envoi est désactivé par défaut et se règle par chaque personne pour elle-même (Réglages › Compte). Une fois activé, chaque matin de semaine à l'heure choisie, nos fonctions serveur calculent les chiffres de l'espace choisi (projets à relancer, factures en retard, montants à payer, tâches, éléments de la Réception et, pour le titulaire de l'espace seulement, la trésorerie) et les transmettent automatiquement à Anthropic pour rédiger la stratégie du jour. Ces chiffres contiennent les noms des projets, des clients et des fournisseurs concernés, des numéros de facture et des montants. Le texte obtenu vous est envoyé par email par notre sous-traitant Resend, à l'adresse de votre compte ; nous ne gardons que la date et l'issue de l'envoi, jamais son contenu. Le même calcul est fait quand vous demandez « Stratégie du jour » à l'assistant. Chaque email contient un lien pour ne plus le recevoir.

Parler à l'assistant (application mobile, onglet « Dire »)

Quand vous touchez le micro, la reconnaissance vocale est assurée par votre navigateur (Safari, Chrome…), qui peut transmettre le son à son éditeur (Apple, Google) pour le transformer en texte, selon ses propres conditions. ZIPU ne reçoit que le texte obtenu, traité comme une question tapée à l'assistant ; aucun enregistrement audio n'est reçu ni conservé par ZIPU. La lecture des réponses à voix haute se fait sur votre appareil et peut être coupée. Vous pouvez aussi écrire votre demande, ou utiliser la dictée du clavier de votre téléphone.

Site web de ZIPU CRM : formulaires, avis, assistant

Sur notre site, le formulaire de contact recueille votre nom, votre adresse email et, si vous les indiquez, votre société, votre téléphone et votre message, uniquement pour vous répondre ; un accusé de réception vous est envoyé par notre sous-traitant Resend. Les avis que vous déposez (nom, société, métier, note, texte, email facultatif) ne sont publiés qu'après relecture, sans jamais publier l'email. Les questions posées à l'assistant du site sont transmises à Anthropic pour y répondre à partir de notre guide, et ne sont pas conservées par ZIPU ; n'y indiquez pas de données personnelles. Pour limiter les abus, nous conservons seulement un compteur journalier par visiteur, calculé à partir d'une empreinte de l'adresse IP qui change chaque jour (jamais l'adresse elle-même). Messages et avis sont conservés tant qu'ils sont utiles au suivi de votre demande, puis supprimés sur simple demande à contact@zipusoft.com.

Relances depuis votre boîte mail (si vous la connectez)

Vous pouvez connecter votre boîte Microsoft 365 ou Outlook (Réglages › Compte). Microsoft vous demande alors d'autoriser ZIPU à envoyer des emails en votre nom ; ZIPU ne reçoit aucun droit de lecture de vos emails. ZIPU conserve, chiffrée, l'autorisation donnée, ainsi que votre adresse. Quand vous cliquez sur « Envoyer depuis ma boîte » ou « Envoyer la sélection », nos fonctions serveur transmettent à Microsoft le destinataire, le sujet, le message et la pièce jointe (la facture ou l'offre en PDF) ; l'email part de votre adresse et une copie reste dans vos éléments envoyés. Le contenu des emails n'est pas conservé par ZIPU : seuls le nombre d'envois du jour et le journal des relances (document, date, ton) le sont. Rien n'est envoyé sans votre clic. Ces échanges relèvent de votre contrat avec Microsoft. Vous pouvez déconnecter la boîte à tout moment : l'autorisation est alors supprimée de nos serveurs (vous pouvez aussi la révoquer dans votre compte Microsoft).

Facture électronique (si vous l'activez)

Si l'administrateur de l'espace choisit « Envoyer depuis ZIPU » et connecte son entreprise, vos factures électroniques passent par SUPER PDP (société SUPER G), plateforme agréée par l'administration fiscale. Vous créez vous-même votre compte chez SUPER PDP, y faites vérifier votre identité et celle de votre entreprise, et acceptez ses conditions : ces informations sont recueillies directement par SUPER PDP, pas par ZIPU. ZIPU conserve seulement, chiffrée, l'autorisation d'accès donnée à la fin de ce parcours, ainsi que le nom et le numéro de l'entreprise connectée.

À votre demande (bouton « Envoyer en facture électronique »), nos fonctions serveur transmettent à SUPER PDP le contenu de la facture : vos coordonnées, celles de votre client (nom, adresse, SIREN, numéro de TVA), les lignes, les montants, l'échéance et votre IBAN. Elles récupèrent ensuite automatiquement, toutes les 30 minutes, les statuts de vos factures et les factures que vos fournisseurs vous adressent (avec leur PDF), rangées dans vos factures fournisseurs. Les factures restent aussi archivées sur votre compte SUPER PDP selon les obligations légales, y compris si vous cessez d'utiliser ZIPU. Vous pouvez déconnecter SUPER PDP à tout moment depuis Réglages › Entreprise : l'autorisation est alors révoquée et supprimée de nos serveurs.

Connexion Ingram Micro (si vous l'activez)

Si vous êtes revendeur Ingram Micro, l'administrateur de l'espace peut enregistrer les clés de votre propre compte Ingram (page Produits). Le Client Secret est conservé chiffré sur nos serveurs et n'est jamais affiché ni exporté. Nos fonctions serveur transmettent alors à Ingram Micro vos recherches de produits et les références de votre catalogue, pour obtenir votre prix d'achat et le stock ; aucune donnée de vos clients ou contacts n'est transmise, et aucune commande n'est passée. Ces échanges relèvent de votre contrat avec Ingram Micro. Vous pouvez déconnecter Ingram à tout moment : les clés sont alors supprimées.

6. Avec qui vos données sont partagées

Avec personne d'autre que les membres de votre espace de travail partagé et les sous-traitants nécessaires au service, chacun pour une mission précise.

Sous-traitant	Mission	Localisation et garanties (selon ses documents officiels)
Google Firebase / Google Cloud (Google Ireland Ltd / Google LLC)	Base de données, fonctions serveur, authentification, hébergement des pages, sauvegardes	Base de données : Europe (multi-région « eur3 » : Belgique et Pays-Bas). Fonctions serveur : États-Unis (us-central1) — c'est par elles que passent l'IA, la réception des emails, la gestion des espaces de travail et les notifications de paiement. Authentification : États-Unis (« exploitée uniquement depuis des centres de données américains »). Hébergement des pages : service mondial. Google indique respecter l'EU-U.S. Data Privacy Framework (confidentialité Firebase, emplacements).
Anthropic (Anthropic PBC)	Fonctions d'intelligence artificielle	Anthropic s'interdit d'entraîner ses modèles sur le contenu transmis par ses services (conditions commerciales). Son accord de traitement des données intègre les clauses contractuelles types de la Commission européenne (accord de traitement). Les entrées et sorties de l'API sont supprimées automatiquement dans les 30 jours, sauf exceptions prévues par Anthropic (respect de sa politique d'utilisation, obligations légales) (durées de conservation).
Resend	Réception des emails envoyés à votre adresse de réception ; envoi de la stratégie du jour par email, si vous l'activez	Traitements principalement aux États-Unis ; transferts encadrés par les clauses contractuelles types et l'EU-U.S. Data Privacy Framework (accord de traitement, sous-traitants). Selon sa documentation, Resend conserve les données d'email 30 jours sur ses offres standard (documentation).
SUPER PDP (société SUPER G)	Plateforme agréée de facturation électronique : émission et réception des factures, statuts, archivage (si vous l'activez)	Serveurs situés dans l'Union européenne ; SUPER PDP agit comme sous-traitant pour les données des factures et indique être certifiée ISO 27001 (conditions générales, données personnelles).
Lemon Squeezy (Lemon Squeezy LLC)	Paiement, facturation de l'abonnement, TVA	Données stockées ou traitées aux États-Unis ; transferts depuis l'Europe encadrés par des clauses types approuvées par la Commission européenne ; certaines données conservées pour ses obligations légales et comptables (politique de confidentialité).

Polices et icônes. L'application charge ses polices de caractères depuis Google Fonts et ses icônes depuis jsDelivr : votre navigateur leur transmet votre adresse IP à cette occasion.

7. Combien de temps

Compte et contenu : tant que votre compte existe. Sur demande à contact@zipusoft.com, votre compte et vos données sont supprimés sous 30 jours ; l'adresse de réception de votre espace est supprimée en premier, pour qu'aucun nouvel email ne soit enregistré.

Emails reçus (Réception) : chaque nuit, ZIPU supprime automatiquement :

le fichier d'une pièce jointe 30 jours après son traitement (le document que vous avez créé à partir d'elle — facture, devis, dépense, document du projet — garde sa propre copie, qui n'est pas touchée) ;
le fichier d'un élément ignoré, 90 jours après ;
la trace de l'élément (expéditeur, objet, date, décision, document créé) et l'email lui-même, 13 mois après la décision.

Les éléments encore à traiter ne sont jamais supprimés automatiquement. La date prévue de suppression est affichée dans la Réception (onglets Traités et Ignorés).

Sauvegardes : notre base de données est sauvegardée automatiquement. Les copies sont conservées 7 jours (restauration à un instant donné), 14 jours (sauvegarde quotidienne) et 90 jours (sauvegarde hebdomadaire). Une donnée supprimée disparaît donc de toutes nos sauvegardes au plus tard 90 jours après.

Journaux de fonctionnement : 30 jours.

Paiement : les données de paiement sont conservées par Lemon Squeezy selon ses propres obligations légales et comptables.

8. Ce qui est enregistré dans votre navigateur

L'application ne dépose aucun cookie. Elle utilise le stockage de votre navigateur pour fonctionner : votre session de connexion (Firebase Authentication), une copie locale de vos données pour un accès rapide et hors connexion, les fichiers de l'application pour son installation sur l'écran d'accueil, l'historique de vos conversations avec le coach de fiche projet et avec Golden Sales, et deux préférences d'affichage (menu replié, bandeau de vérification d'email fermé). Si votre navigateur bloque ce stockage, l'application fonctionne sans copie locale et vous devez vous reconnecter à chaque visite. Vous pouvez tout effacer depuis les réglages de votre navigateur.

9. Sécurité

Échanges chiffrés (HTTPS) ; règles d'accès à la base de données vérifiées côté serveur (chaque espace n'est lisible que par son titulaire ou ses membres ; les factures ne sont modifiables que par l'administrateur d'un espace partagé) ; clés d'accès aux services (IA, réception des emails, paiement) conservées dans un gestionnaire de secrets inaccessible depuis l'application ; signature vérifiée des messages envoyés par Resend et par Lemon Squeezy.

10. Vos droits

Vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de portabilité, de limitation et d'opposition sur vos données personnelles.

Portabilité : « Télécharger une sauvegarde » (menu Compte) produit un fichier de vos données (sans les documents PDF). Effacement : « Réinitialiser toutes les données » (menu Compte) vide vos données de gestion ; la suppression complète du compte se fait sur demande, sous 30 jours. Dans un espace de travail partagé, ces deux actions sont réservées à l'administrateur, et les données créées par un membre restent dans l'espace après son départ.

Pour exercer vos droits, écrivez à contact@zipusoft.com — réponse sous 30 jours au plus. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL : www.cnil.fr.

11. Évolution de cette politique

Cette politique évolue avec le service. En cas de modification importante, vous en serez informé dans l'application ou par email. La date de dernière mise à jour figure en haut de cette page.